اتصال حسابفا: حسابداری داخل گفتگوی ربات
«فاکتورم چی شد؟» از پرتکرارترین پیام‌های هر کسب‌وکار خدماتی است و جوابش توی حسابفای توست. هُدهُد این دو را به‌هم وصل میکند: ربات از حسابداریِ خودت جواب می‌دهد و مشتریِ تازه را هم — با اجازهٔ تو — در حسابفا ثبت میکند.
اتصال حسابفا با API Key و Login Token خودت کار میکند و قبل از این‌که مشتری چیزی ببیند، روی حساب واقعی خودت آزمایش میشود. پاسخ به مشتری همیشه فقط خواندن است؛ تنها کار نوشتنی، یعنی ثبت طرفحساب، با تأیید خودت یا اتوماسیونی که خودت روشن کردهای انجام میشود.
- پاسخ وضعیت، مبلغ و تاریخ فاکتور داخل همان گفتگو — از دادهٔ واقعی حسابفا
- استعلام ماندهٔ حساب (بدهی/بستانکاری) هر طرفحساب با کدش
- ثبت سرنخ ربات به‌عنوان طرفحساب — با تأیید تو یا با اتوماسیون «سرنخ آمد ← ثبت شد»
- هر مهارت قبل از فعال‌شدن روی حسابِ خودت آزمایش میشود؛ کلیدها رمزنگاریشده در «اتصالها»
چطور راه می‌افتد
- ۱
کلید API حسابفا را بگیر
از بخش تنظیمات ▸ API در حسابفا، API Key و Login Token را برمی‌داری. این تنها کاری است که باید داخل حسابفا انجام بدهی.
- ۲
هر دو کلید را در «اتصالها» وارد کن
کلیدها یکبار و رمزنگاریشده در «اتصالها» می‌نشینند، خام در رابط کاربری نشان داده نمی‌شوند و هر وقت بخواهی قابل حذف‌اند.
- ۳
مهارت را روی حساب واقعی خودت تست کن
قبل از این‌که مشتریها چیزی ببینند، استعلام فاکتور و ماندهٔ حساب روی دادهٔ واقعی خودت اجرا میشود تا مطمئن شوی جواب درست است، نه فقط بی‌خطا.
- ۴
تعیین کن ربات چه چیزی را جواب بدهد
مشخص می‌کنی کدام سؤال‌ها از حسابداری جواب بگیرند — وضعیت فاکتور، مانده، یا هر دو — و آیا ثبت طرفحساب جدید با اتوماسیون باشد یا هر بار با تأیید تو. اگر ماندهٔ حساب مشتری‌هایت محرمانه است، استعلام مانده را روشن نکن؛ دلیلش را پایین‌تر گفته‌ایم.
کجا به کار می‌آید
«فاکتورم چی شد؟» بدون دخالت آدم
ربات مبلغ، تاریخ و وضعیت فاکتور را از خود حسابفا میخواند و همان‌جا جواب می‌دهد — بدون این‌که کسی وارد پنل شود یا مشتری تا فردا صبح منتظر بماند.
استعلام ماندهٔ حساب طرف‌حساب‌ها
برای پخش‌کننده‌ها و کسب‌وکارهای عمده‌فروش که مشتری‌های اعتباری دارند، سؤال «چقدر بدهکارم؟» روزانه تکرار میشود. جواب از دادهٔ واقعی حسابداری می‌آید، نه از حافظهٔ کسی.
سرنخ تازه، طرفحساب تازه
مشتری‌ای که در ربات شماره می‌گذارد، میتواند با اتوماسیون یا با تأیید تو در حسابفا به‌عنوان طرفحساب ثبت شود؛ کپی‌کاری دستی بین ربات و حسابداری حذف میشود.
چرا پاسخ از حسابداری با پاسخ از حافظهٔ ربات فرق دارد
یک ربات معمولی میتواند دربارهٔ فاکتور حرف بزند، اما نمی‌داند فاکتور مشخصِ این مشتری در چه وضعیتی است. اتصال حسابفا همین شکاف را می‌بندد: وقتی مشتری شمارهٔ فاکتورش را می‌دهد، ربات از حسابداری تو میخواند و عدد واقعی را می‌گوید. تفاوت این دو حالت، تفاوت بین «ربات جواب داد» و «ربات مشکل را حل کرد» است.
مرز خواندن و نوشتن
این اتصال عمداً نامتقارن است: پاسخ به مشتری همیشه فقط خواندن است و هیچ‌وقت چیزی را در حسابداری تغییر نمیدهد. تنها عملیات نوشتنی، ثبت طرفحساب جدید است و آن هم یا با تأیید صریح تو انجام میشود یا با اتوماسیونی که خودت روشن کردهای. حسابداری جای آزمون و خطا نیست و ما هم این‌طور با آن رفتار می‌کنیم.
استعلام با شماره است، نه با احراز هویت
این را قبل از روشن‌کردن بدان: ربات فاکتور را با شمارهٔ فاکتور و مانده را با کد طرفحساب پیدا میکند و هویت پرسنده را جداگانه احراز نمیکند. یعنی هر کسی که آن شماره یا کد را داشته باشد میتواند وضعیتش را بپرسد، و شمارهٔ فاکتورهای حسابفا پشت‌سرهم است و حدس‌زدنش سخت نیست. برای بیشتر کسب‌وکارها وضعیت یک فاکتور چیز محرمانه‌ای نیست؛ اما اگر ماندهٔ حساب مشتری‌هایت حساس است، فقط استعلام فاکتور را روشن کن.
منابع و شواهد
در یک نگاه
- چه چیزی لازم داری
- API Key و Login Token از تنظیمات ▸ API در حسابفا.
- خواندن
- وضعیت، مبلغ و تاریخ فاکتور؛ ماندهٔ حساب (بدهی/بستانکاری) هر طرفحساب.
- نوشتن
- فقط ثبت طرفحساب جدید با نام و موبایل، آن هم با تأیید یا اتوماسیونی که خودت روشن کردهای.
- واحد مبلغ
- همان واحدی که حسابفا برمیگرداند (معمولاً ریال)؛ ربات خودش تبدیل نمیکند.
- امنیت کلید
- رمزنگاریشده در «اتصالها»؛ خام به رابط کاربری برنمی‌گردد و هر لحظه قابل حذف است.
بی‌پرده: چه کاری نمیکند
این‌ها را همین اول می‌گوییم، نه بعد از خرید.
- صدور فاکتور، ثبت سند و بستن حساب انجام نمی‌دهیم؛ این‌ها کار خود حسابفا و حسابدار توست.
- پاسخ به مشتری همیشه خواندنی است — هیچ تغییری در دفاتر تو ایجاد نمی‌شود.
- ربات هویت پرسنده را جداگانه احراز نمیکند: هر کسی که شمارهٔ فاکتور یا کد طرفحساب را داشته باشد میتواند وضعیتش را بپرسد. اگر این برایت حساس است، استعلام ماندهٔ حساب را روشن نکن.
- گزارش‌های مالیاتی و مؤدیان از این مسیر ساخته نمی‌شود.
- اگر مشتری شمارهٔ فاکتور یا کد طرف‌حسابش را ندهد، ربات حدس نمی‌زند و استعلامی انجام نمی‌شود.
سؤال‌های متداول
برای اتصال چه چیزی لازم است؟+
فقط API Key و Login Token که از بخش تنظیمات ▸ API حسابفا میگیری؛ یکبار در «اتصالها» ثبت میشود و هر وقت بخواهی قابل حذف است.
ربات میتواند در حسابداریام چیزی تغییر بدهد؟+
ثبت طرفحساب جدید فقط با تأیید خودت (یا اتوماسیونی که خودت روشن کردهای) انجام میشود؛ پاسخ به مشتری همیشه فقط «خواندن» است.
مشتری چطور فاکتورش را پیدا میکند؟+
با شمارهٔ فاکتوری که خودت به او دادهای. اگر شمارهای ندهد، ربات بهجای حدسزدن استعلامی انجام نمیدهد و همان شماره را از او میخواهد.
هر کسی میتواند فاکتور دیگران را بپرسد؟+
اگر شمارهٔ فاکتور را داشته باشد، بله؛ ربات فقط شماره را میگیرد و مالکیتش را بررسی نمیکند. استعلام مانده علاوه بر بدهی و بستانکاری، نام و موبایل ثبتشدهٔ همان طرفحساب را هم از حسابفا میخواند. اگر این برایت قابلقبول نیست، آن مهارت را روشن نکن.
مبلغها به چه واحدی گفته میشوند؟+
به همان واحدی که حسابفا برمیگرداند، که معمولاً ریال است. ربات واحد را از پاسخ حسابفا میخواند و خودش آن را به تومان تبدیل نمیکند.
آیا اطلاعات مالی مشتریها جای دیگری ذخیره میشود؟+
استعلام هر بار مستقیم از حسابفای خودت خوانده میشود و کلیدها رمزنگاریشده در «اتصالها» میمانند. جواب البته در همان گفتگو برای پرسنده فرستاده میشود.
آماده‌ای حرفت رو هدهد کنی؟
بیا شروع کنیم. توی چند دقیقه اولین رباتت رو می‌سازم و قبل از انتشار نشونت می‌دم.