اتصال حسابفا و دیدار به ربات تلگرام: وضعیت فاکتور و ثبت سرنخ داخل گفتگو

مشتری می‌پرسد «فاکتورم چی شد؟» و جوابش همین حالا در حسابفای شماست؛ فقط کسی باید پنل را باز کند، مشتری را پیدا کند و عدد را تایپ کند. اتصال حسابفا به تلگرام همین یک کار را از دوش شما برمی‌دارد: ربات وضعیت فاکتور را از حسابداری خودتان می‌خواند و به مشتری می‌گوید.

این راهنما دو اتصال را توضیح می‌دهد: حسابفا برای خواندن فاکتور و ماندهٔ حساب، و CRM دیدار برای این‌که کسی که در ربات شماره می‌گذارد مخاطب دیدار شود. برای هر کدام می‌گوییم دقیقاً چه چیزی خوانده می‌شود، تنها چیزی که نوشته می‌شود چیست، و یک نکتهٔ امنیتی که پیش از روشن‌کردن استعلام مانده باید بدانید.

اتصال حسابفا به تلگرام چه مشکلی را حل می‌کند؟

در بیشتر کسب‌وکارها فاکتور در نرم‌افزار حسابداری است، اطلاعات مشتری در اکسل یا CRM، و گفتگو در تلگرام. برای همین جواب یک سؤال ساده مثل «تسویه‌ام ثبت شد؟» چند دقیقه جست‌وجوی دستی می‌خواهد، و سرنخی که همان لحظه ثبت نشود معمولاً هیچ‌وقت ثبت نمی‌شود.

فایده فقط صرفه‌جویی در وقت نیست. مشتری‌ای که شب وضعیت فاکتورش را می‌پرسد همان موقع جواب می‌گیرد، و جواب از خود حسابداری می‌آید، نه از حافظهٔ کسی. اگر هنوز رباتی ندارید، اول راهنمای ربات فروشگاهی تلگرام را بخوانید و بعد سراغ این اتصال بیایید.

حسابفا: فاکتور و ماندهٔ حساب داخل گفتگو

با اتصال حسابفا ربات سه کار می‌کند. مشتری شمارهٔ فاکتوری را که خودتان به او داده‌اید می‌فرستد و ربات وضعیت، مبلغ و تاریخ همان فاکتور را می‌خواند. با کد طرف‌حساب، ماندهٔ حساب (بدهی یا بستانکاری) را می‌گوید. و اگر بخواهید، مشتری تازه را به‌عنوان طرف‌حساب ثبت می‌کند. اگر مشتری شماره یا کدی ندهد، ربات حدس نمی‌زند و استعلامی انجام نمی‌شود.

بی‌پرده: ربات هویت پرسنده را جداگانه احراز نمی‌کند. هر کسی که شمارهٔ فاکتور یا کد طرف‌حساب را داشته باشد می‌تواند وضعیتش را بپرسد. شمارهٔ فاکتور را معمولاً فقط خود مشتری دارد، اما کد طرف‌حساب اغلب ساده و قابل حدس است. اگر ماندهٔ حساب مشتری‌هایتان محرمانه است، استعلام مانده را روشن نکنید.

برای مفاهیم سمت حسابداری، مثل ساختار فاکتور و طرف‌حساب، وبلاگ حسابفا را ببینید.

دیدار: سرنخی که همان لحظه مخاطب می‌شود

اتصال دیدار فقط یک کار می‌کند: مخاطب تازه می‌سازد. نام، نام‌خانوادگی و موبایلی که ربات از مشتری گرفته به دیدار می‌رود، به نام همان کاربر دیدار که شما به‌عنوان مالک مخاطب‌ها تعیین کرده‌اید. این کار نوشتنی است؛ پس یا هر بار با تأیید شما انجام می‌شود، یا با اتوماسیون «سرنخ آمد ← ثبت شد» که خودتان روشن می‌کنید.

• معامله، مراحل فروش و گزارش‌ها در خود دیدار می‌مانند؛ این اتصال جای CRM را نمی‌گیرد.
• جریان یک‌طرفه است: از ربات به دیدار، نه برعکس.
• پیش از ثبت، وجود همان شماره در دیدار بررسی نمی‌شود. اگر مخاطب از قبل باشد ممکن است دوباره ثبت شود؛ تکراری‌ها را در خود دیدار ادغام کنید.

از دستیار هم می‌توانید با یک جملهٔ فارسی بخواهید مخاطب بسازد، مثلاً «این شماره را به‌عنوان مخاطب جدید در دیدار ثبت کن»؛ پیش از ثبت، تأیید شما را می‌گیرد. برای این‌که بعد از ثبت با سرنخ چه کنید، وبلاگ دیدار را ببینید، و برای گروه‌بندی همین مخاطب‌ها در هدهدهاب، راهنمای سگمنت‌بندی مشتریان را.

راه‌اندازی، قدم‌به‌قدم

• قدم اول — کلیدها را بردارید. در حسابفا از «تنظیمات ▸ API» دو مقدار بردارید: API Key و Login Token. برای دیدار همان کلید API کافی است.
• قدم دوم — در «اتصال‌ها» ثبت کنید. کلیدها یک‌بار وارد می‌شوند، رمزنگاری‌شده می‌مانند و دوباره در رابط کاربری نشان داده نمی‌شوند. هر وقت بخواهید حذفشان می‌کنید.
• قدم سوم — روی حساب خودتان آزمایش کنید. پیش از این‌که مشتری چیزی ببیند، استعلام را با یک شمارهٔ فاکتور واقعی اجرا کنید و جواب را با حسابفا مقایسه کنید. استعلامی که در این آزمون قبول نشود روشن نمی‌شود.
• قدم چهارم — تعیین کنید ربات چه چیزی را جواب بدهد. فقط وضعیت فاکتور، یا مانده هم؟ ثبت طرف‌حساب و مخاطب با اتوماسیون باشد یا هر بار با تأیید شما؟

یک حساب سرانگشتی با عدد فرضی

مثال: فروشگاهی روزی حدود ۴۰ پیام «فاکتورم چی شد؟» و «تسویه‌ام ثبت شد؟» می‌گیرد و جواب دستی هر کدام، با باز کردن پنل و جست‌وجو، حدود ۳ دقیقه طول می‌کشد. این می‌شود روزی ۱۲۰ دقیقه و ماهی حدود ۶۰ ساعت، یعنی نزدیک به یک‌سوم وقت یک نفر تمام‌وقت.

اگر حقوق آن یک نفر را ماهی ۱۲ میلیون تومان فرض کنیم، این ۶۰ ساعت حدود ۴ میلیون تومان در ماه می‌ارزد. پلن «شروع» هدهدهاب ۵٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان برای هر ۲۸ روز است. پس این اتصال فقط با صرفه‌جویی وقت خرج خودش را درنمی‌آورد؛ وقتی می‌ارزد که همان ربات کارهای دیگری هم بکند، مثل جواب به سؤال‌های پیش از خرید و ثبت سرنخ، یا جواب شبانه برایتان مهم باشد. عدد پیام‌ها و حقوق را با عدد خودتان عوض کنید. جریان کامل سفارش، فاکتور و پیام را در راهنمای اتصال ووکامرس، حسابداری و کمپین نوشته‌ایم.

چه چیزی لازم دارید و چه چیزی نداریم

برای این دو اتصال سرور یا برنامه‌نویس لازم نیست؛ فقط کلیدهای خود حسابفا و دیدار. خودِ ربات هم روی پلتفرم رسمی ربات تلگرام کار می‌کند و در هدهدهاب از مسیر ربات مدیریت‌شدهٔ تلگرام ساخته می‌شود؛ توکنی را دستی جایی وارد نمی‌کنید.

بی‌پرده: صدور فاکتور، ثبت سند، بستن حساب و گزارش مالیاتی از این مسیر انجام نمی‌شود؛ این‌ها کار خود حسابفا و حسابدار شماست. دیدار هم فقط مخاطب تازه می‌گیرد. اگر نرم‌افزار حسابداری یا CRM دیگری دارید، اتصال آماده‌ای برایش نداریم؛ از پشتیبانی بپرسید و تا جواب نگرفته‌اید رویش حساب نکنید.

شرایط اتصال حسابفا را ببینید

تعرفه‌ها را ببینید