اتصال ووکامرس به حسابداری و کمپین: از وضعیت سفارش تا فاکتور و پیام
یک سفارش ووکامرس در سه جا زندگی میکند: در پیشخوان وردپرس، در دفتر حسابداری، و در ذهن کسی که باید پیگیری‌اش کند. هر بار که وضعیت سفارش عوض میشود، هر سه باید باخبر شوند؛ و معمولاً فقط اولی باخبر میشود. اتصال ووکامرس به حسابداری و کمپین برای بستن همین فاصله است.
این راهنما برای هر وضعیت سفارش می‌گوید در حسابداری چه کسی چه کاری میکند، چه خبری به شما می‌رسد و چه پیامی ارزش فرستادن دارد. کنار هر مورد هم نوشته‌ایم هدهدهاب کدام را انجام می‌دهد و کدام را نه. یکی را همین اول بدانید: هدهدهاب در نرمافزار حسابداری شما فاکتور صادر نمیکند.
- هر اتصال کار جدای خودش را دارد: ووکامرس برای جواب به مشتری، وردپرس برای خبر تغییر وضعیت سفارش، دیدار برای ثبت سرنخ.
- صدور فاکتور، برگشت از فروش و ثبت سند در نرمافزار حسابداری شما و با حسابدارتان می‌ماند؛ هدهدهاب در آن چیزی ثبت نمیکند.
- با هر تغییر وضعیت سفارش، یک پیام کوتاه به پیام‌رسان تیم شما می‌رسد؛ پیام دادن به مشتری خودکار نیست.
- برای ووکامرس کلید با دسترسی «خواندن» کافی است.
- سفارش ناموفق یا لغوشده به شما خبر داده میشود و پیگیری‌اش با خودتان است؛ اتوماسیون سبد رهاشده نداریم.
جدا بودن این سه سیستم کجا ضرر می‌زند؟
وقتی فروشگاه، حسابداری و پیگیری مشتری هر کدام جدا کار می‌کنند، ضرر در سه جای مشخص دیده میشود:
- دوباره‌کاری. مشتری می‌پرسد «سفارشم کجاست؟» یا «فاکتورم صادر شد؟» و کسی باید دو پنل را باز کند، بگردد و جواب را تایپ کند.
- اختلاف عدد. فروشی که سایت نشان می‌دهد با عددی که در دفتر نشسته یکی نیست، چون سفارش لغوشده یا مستردشده هنوز در یکی از دو طرف ثبت نشده است.
- سفارشی که بی‌صدا می‌ماند. ایمیل سفارش «ناموفق» یا «لغوشده» زیر بقیهٔ ایمیل‌ها می‌رود و کسی سراغ مشتری نمیرود.
پیش از هر اتصالی، مسیر یک سفارش را روی کاغذ بکشید: از ثبت تا تسویه، فاکتور و پیگیری. همان‌جا می‌بینید کدام مرحله هر روز دستی تکرار میشود.
هر اتصال چه میکند و چه نمیکند
در بخش «اتصالها»ی هدهدهاب، فروشگاه، سایت و CRM با کارت‌های جدا وصل میشوند و کار هر کارت با بقیه فرق دارد. این جدول را پیش از شروع ببینید تا از هیچ‌کدام انتظار اشتباه نداشته باشید:
| اتصال | چه چیزی میخواهد | چه کاری میکند | چه کاری نمیکند |
|---|---|---|---|
| ووکامرس | آدرس فروشگاه، Consumer Key و Consumer Secret؛ دسترسی «خواندن» کافی است | ربات از محصول، قیمت و موجودی جواب می‌دهد، وضعیت سفارش را با شمارهٔ سفارش می‌گوید و مشتری‌ها را به فهرست مخاطب وارد میکند | رباتی که با مشتری حرف می‌زند چیزی را در فروشگاه عوض نمیکند |
| وردپرس | آدرس سایت و یک تکه کد آماده که در سایت می‌گذارید | هر تغییر وضعیت سفارش را به پیام‌رسان شما خبر می‌دهد و مبلغ سفارش را برای گزارش کمپین می‌فرستد | به مشتری پیام نمی‌دهد؛ خبر برای شما و تیم‌تان است |
| دیدار | API Key | کسی که در ربات شماره می‌گذارد مخاطب دیدار میشود، با تأیید شما یا اتوماسیونی که خودتان روشن کرده‌اید | معامله، مراحل فروش و مخاطب تکراری را مدیریت نمیکند |
دیدار با کلید خودتان وصل میشود و وضعیت هر اتصال را در همان بخش «اتصالها» می‌بینید. جواب ربات از روی ووکامرس را هم پیش از تکیه‌کردن، با یک انتشار آزمایشی روی حساب خودتان امتحان کنید. مرجع فنی سمت فروشگاه مستندات REST API ووکامرس است.
از وضعیت سفارش تا حسابداری و پیام
این جدول اصل ماجراست. ستون دوم کار آدم‌هاست، ستون سوم خبری است که هدهدهاب خودش می‌فرستد، و ستون چهارم پیامی است که ارزش دارد خودتان برای مشتری بفرستید:
| وضعیت سفارش در ووکامرس | در حسابداری چه کسی چه میکند | خبری که به پیام‌رسان شما می‌رسد | پیامی که ارزش فرستادن دارد |
|---|---|---|---|
| در حال انجام (پرداخت‌شده) | فاکتور فروش را خودتان یا حسابدار در نرمافزار حسابداری‌تان صادر میکنید | «سفارش: در حال انجام» با نام مشتری و مبلغ | تأیید سفارش و زمان ارسال |
| در انتظار بررسی (مثلاً کارت‌به‌کارت) | تا پول را در حساب ندیده‌اید فاکتور نزنید | «سفارش: در انتظار بررسی» | اعلام این‌که پرداخت در حال بررسی است و کی نتیجه را می‌گویید |
| تکمیل‌شده | تغییری در دفاتر لازم نیست | «سفارش: تکمیل‌شده» | چند روز بعد: پرسیدن نظر یا پیشنهاد یک محصول مکمل |
| ناموفق | سندی ثبت نمی‌شود | «سفارش: ناموفق» | راهنمای کوتاه پرداخت دوباره، فقط برای مشتری‌ای که رضایت دریافت پیام داده است |
| لغوشده | اگر فاکتوری صادر شده، حسابدار آن را برمی‌گرداند | «سفارش: لغوشده» | پرسیدن علت و، اگر جا دارد، پیشنهاد جایگزین |
| مستردشده | برگشت از فروش را حسابدار ثبت میکند | «سفارش: مستردشده» | تأیید بازگشت وجه و زمان رسیدنش |
خبر با «تغییر» وضعیت فرستاده میشود. سفارشی که تازه ثبت شده و هنوز پرداخت نشده معمولاً تا وقتی پرداخت، ناموفق یا لغو نشود خبری نمی‌سازد؛ با یک سفارش آزمایشی در فروشگاه خودتان ببینید کدام وضعیت‌ها به شما می‌رسد.
یک چیز را ربات بدون دخالت شما جواب می‌دهد: مشتری شمارهٔ سفارش را می‌فرستد و وضعیتش را از ووکامرس می‌شنود. اگر شماره‌ای ندهد، ربات حدس نمی‌زند.
ترتیب راه‌اندازی، قدم‌به‌قدم
این چهار قدم را به همین ترتیب بروید؛ هر قدم روی قبلی سوار است:
- قدم اول — ووکامرس را وصل کنید. در پیشخوان وردپرس یک کلید REST با دسترسی «خواندن» بسازید و در کارت ووکامرس وارد کنید. مسیر ساخت کلید را در راهنمای اتصال وردپرس به تلگرام قدم‌به‌قدم نوشته‌ایم.
- قدم دوم — خبر تغییر وضعیت را روشن کنید. کارت وردپرس را با آدرس سایت بسازید، کد آماده‌ای را که نشان می‌دهد در سایت بگذارید و مقصد خبرها را انتخاب کنید. تا مقصدی تعیین نکنید، خبری جایی نمیرود.
- قدم سوم — مشتری‌ها را وارد فهرست مخاطب کنید. هر بار تا ۲٬۰۰۰ مشتری از ووکامرس وارد میشود و شماره از موبایل صورت‌حساب خوانده میشود؛ مشتری بدون شماره رد میشود. فقط کسانی را در کمپین بگذارید که رضایت دریافت پیام داده‌اند.
- قدم چهارم — پیام را با لینک ردیاب بفرستید. در کمپین پیامکی با پنل پیامک خودتان ارسال میکنید و نتیجه را در گزارش‌ها می‌بینید. دورهٔ آزمایش ۷ روزه پیامک ندارد.
یک حساب سرانگشتی با عدد فرضی
مثال: فروشگاهی ماهی ۳۰۰ سفارش می‌گیرد و میانگین هر سفارش ۸۵۰٬۰۰۰ تومان است. فرض کنید ۱۸ درصد سفارش‌ها به «ناموفق» یا «لغوشده» ختم شوند؛ عدد خودتان را از فهرست سفارش‌های ووکامرس بردارید. با این فرض، ماهی ۵۴ سفارش و حدود ۴۵٬۹۰۰٬۰۰۰ تومان فروش ناتمام دارید.
- بدون خبر، این ۵۴ سفارش فقط وقتی دیده میشوند که کسی فهرست سفارش‌ها را باز کند.
- با خبر تغییر وضعیت، هر سفارش ناموفق یا لغوشده با نام مشتری و مبلغ در پیام‌رسان تیم دیده میشود. پیگیری‌اش با خودتان است: روزی حدود دو تماس یا پیام.
- اگر یک‌چهارم این مشتری‌ها خرید را کامل کنند، حدود ۱۳ سفارش و نزدیک به ۱۱٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان فروش در ماه برمی‌گردد.
«یک‌چهارم» هم فرض است، نه آمار. یک ماه پیگیری کنید، بشمارید چند نفر برگشتند و با عدد خودتان تصمیم بگیرید این کار ارزش وقت یک نفر را دارد یا نه. سنجش دقیق‌ترش را در گزارش فروش کمپین توضیح داده‌ایم.
آزمون یک سفارش از اول تا آخر
پیش از این‌که به این جریان تکیه کنید، یک سفارش آزمایشی را کامل دنبال کنید:
- یک سفارش آزمایشی در ووکامرس ثبت کنید و وضعیتش را عوض کنید؛ خبر باید به مقصدی که انتخاب کرده‌اید برسد.
- در ربات شمارهٔ همان سفارش را بفرستید و ببینید وضعیت درست را می‌گوید.
- اگر کمپینی فرستاده‌اید، ببینید خرید همان سفارش در گزارش کنار کمپین آمده یا نه.
دو نکتهٔ امنیتی را هم همین‌جا ببندید. کلید ووکامرس را با دسترسی «خواندن» بسازید و هر وقت خواستید در پیشخوان ووکامرس باطلش کنید. و بدانید که ربات هویت پرسنده را جدا احراز نمیکند: هر کسی که شمارهٔ سفارش را داشته باشد می‌تواند وضعیتش را بپرسد.
بی‌پرده: هدهدهاب در نرمافزار حسابداری شما فاکتور، پیش‌فاکتور و برگشت از فروش ثبت نمیکند؛ این‌ها کار حسابدار شماست. اتوماسیون سبد رهاشده، هشدار خودکار تمام‌شدن موجودی و پیامی که با تغییر وضعیت سفارش خودبه‌خود برای مشتری برود هم نداریم. عددهای مثال فرضی‌اند و وعدهٔ نتیجه نیستند.
سؤال‌های پرتکرار
- آیا با این اتصال، فاکتورها خودکار در حسابداری ثبت میشوند؟
- نه. هدهدهاب در نرمافزار حسابداری شما فاکتور صادر نمیکند و سند ثبت نمیکند؛ این کار حسابدار شماست. کاری که میکند خبر دادن تغییر وضعیت سفارش به شما و جواب دادن وضعیت سفارش به مشتری است.
- برای این اتصالها باید کدنویسی بلد باشم؟
- برای ووکامرس نه؛ کلید را کپی و در کارت ووکامرس وارد میکنید. خبر تغییر وضعیت سفارش یک تکه کد آماده میخواهد که باید در فایل functions.php قالب یا یک افزونهٔ کوچک بگذارید؛ اگر با پیشخوان وردپرس راحت نیستید این یک قدم را به مدیر سایت بسپارید.
- ربات سفارش ناتمام را خودش پیگیری میکند؟
- نه. سفارشی که «ناموفق» یا «لغوشده» میشود به شما خبر داده میشود و پیگیری با خودتان است. اتوماسیون سبد رهاشده نداریم و با تغییر وضعیت سفارش پیامی خودکار برای مشتری نمیرود.
- کلید ووکامرس باید دسترسی خواندن و نوشتن داشته باشد؟
- برای جواب به مشتری از روی محصول، قیمت، موجودی و وضعیت سفارش، دسترسی «خواندن» کافی است. دسترسی نوشتن فقط وقتی لازم میشود که بخواهید دستیار، با تأیید خودتان، چیزی را در فروشگاه تغییر بدهد.
- پیامک پیگیری با چه چیزی فرستاده میشود؟
- با پنل پیامک خودتان که به هدهدهاب وصل میکنید؛ هزینهٔ هر پیامک همان تعرفهٔ پنل شماست. دورهٔ آزمایش ۷ روزه پیامک ندارد و ارسال به پلن فعال نیاز دارد.
