ربات نوبت‌دهی تلگرام
یک هُدهُدِ نوبت‌دهی که نام، شماره و زمان پیشنهادی مراجع را میگیرد، مدارک لازم را جمع میکند و درخواست کامل را برای تأیید به منشی می‌رساند.
این کار را در هدهدهاب یک «هُدهُد» انجام میدهد: کارمند هوش مصنوعی‌ای که با توضیح فارسیِ خودت ساخته میشود، اول در محیط آزمایشی با آن حرف می‌زنی و بعد روی تلگرام منتشرش می‌کنی.
- نام، شماره و زمان پیشنهادی مراجع را میگیرد
- مدارک و عکس لازم را همان‌جا جمع میکند
- هر درخواست را برای تأیید به منشی می‌فرستد
- پیام پیگیری با فاصلهٔ مشخص بعد از ثبت درخواست
- لینک بیعانه با مرچنت زرین‌پال خودت
- فهرست مراجعان با شماره، برای پیگیری و دعوت دوباره
چطور راه می‌افتد
- ۱
خدمت‌ها و زمان‌هایت را بگو
بگو چه خدمتی می‌دهی، هر کدام چقدر طول می‌کشد و چه روزها و ساعت‌هایی نوبت می‌پذیری. هُدهُد همین را به یک گفتگوی مرتب تبدیل میکند که مراجع را قدم‌به‌قدم تا گفتنِ زمان دلخواهش می‌برد.
- ۲
تعیین کن چه چیزی باید از مراجع بگیرد
نام و شماره حداقل است؛ می‌توانی عکس نسخه، کارت ملی، شرح مختصر مشکل یا هر مدرک دیگری را هم اضافه کنی. ربات همه را در همان گفتگو میگیرد و همراه درخواست برای تو می‌فرستد.
- ۳
مسیر تأیید منشی را روشن کن
ربات تقویم خالی و پر تو را نمی‌بیند، پس نوبت را خودش قطعی نمی‌کند: درخواست کامل را میگیرد، برای منشی می‌فرستد و منشی زمان را تأیید یا جابه‌جا میکند. به مراجع هم از همان اول گفته میشود که نوبت بعد از تأیید قطعی است.
- ۴
پیگیری و یادآوری را بچین
دو ابزار داری. یکی پیام پیگیری خودکار با فاصلهٔ مشخص بعد از ثبت درخواست، مثلاً «فردا صبح دوباره خبر بده». دیگری پیام زمان‌بندی‌شده‌ای که خودت از «کمپین‌ها» برای مراجعان فردا میفرستی. یادآوریِ خودکاری که به ساعتِ هر نوبت وصل باشد هنوز نداریم.
کجا به کار می‌آید
کلینیک و مطب
مراجع زمان دلخواهش را میگوید و عکس نسخه یا آزمایش را همان‌جا می‌فرستد. منشی به‌جای جواب‌دادن به تلفنِ پشت‌سرهم، درخواست‌های آماده را می‌بیند و فقط زمان را تأیید میکند.
آرایشگاه و سالن زیبایی
خدمت و مدت آن مشخص است، پس ربات نوع خدمت و زمان پیشنهادی مراجع را میگیرد و برای تأیید به تو می‌فرستد. اگر بیعانه بگیری، مراجعی که بی‌خبر نمی‌آید کمتر میشود.
آموزشگاه و مشاور
برای جلسهٔ مشاوره یا تعیین سطح، ربات فرم اولیه را میگیرد و فایل و سوابق را جمع میکند؛ مشاور قبل از جلسه همه‌چیز را دیده است و وقت جلسه صرف خودِ مشاوره میشود.
مشکل اصلی نوبت‌دهی، نوبتهای پوچ است
بیشتر کسب‌وکارهای خدماتی از «شلوغی تلفن» شکایت می‌کنند، اما ضرر واقعی جای دیگری است: نوبت‌هایی که کسی سرشان نمی‌آید. هر نوبت خالی یعنی یک بازهٔ زمانیِ فروخته‌نشده. سه اهرم روی همین نقطه اثر دارد: یادآوری روز قبل، راه آسان برای لغو (که بهتر از نیامدنِ بی‌خبر است) و بیعانه. ربات دومی و سومی را داخل گفتگو می‌آورد؛ اولی را امروز خودت با یک پیام زمانبندیشده میفرستی.
مدارک را قبل از جلسه بگیر، نه سر جلسه
در کلینیک، آموزشگاه و هر خدمتی که به سابقه نیاز دارد، وقت زیادی سر خودِ جلسه صرف گرفتن اطلاعات میشود. ربات میتواند عکس نسخه، آزمایش، کارت ملی یا هر فایل دیگری را همان موقعِ درخواست نوبت بگیرد و برای تو بفرستد. نتیجه‌اش این است که وقتی مراجع می‌رسد، همه‌چیز آماده است.
بعد از نوبت، رابطه تمام نمی‌شود
شمارهٔ هر مراجع در فهرست تو ثبت میشود. یعنی سه ماه بعد می‌توانی برای همان‌ها پیام دورهٔ بعدی بفرستی — «وقت ویزیت کنترل شماست» یا «سه ماه از آخرین جلسه‌تان گذشت». برای کسب‌وکارهای خدماتی، مشتری برگشته معمولاً ارزان‌ترین مشتری است.
یک مثال: سالن زیبایی با دو صندلی
فرض کن سالنی با دو صندلی داری و روزی ده پانزده تماس برای نوبت می‌گیری. مراجع در تلگرام می‌نویسد «رنگ مو، پنجشنبه عصر». ربات نوع خدمت، نام و شماره را میگیرد، میگوید بیعانه چقدر است و لینک پرداختش را می‌فرستد، و درخواست را برای تو می‌فرستد. تو در تقویم خودت نگاه می‌کنی و جواب می‌دهی «پنجشنبه ساعت پنج». چهارشنبه شب هم یک پیام زمانبندیشده برای مراجعان فردا میفرستی. این یک مثال است؛ چیدمان واقعی به روال سالن خودت بستگی دارد.
در یک نگاه
- چه چیزی لازم داری
- فهرست خدمت‌ها، مدت هر کدام و ساعت‌های کاری؛ برای بیعانه، مرچنت زرین‌پال به نام خودت.
- مدارک
- عکس، فایل و متن — همه داخل همان گفتگو گرفته و همراه درخواست برای تو فرستاده میشود.
- یادآوری
- پیام پیگیری خودکار بعد از ثبت درخواست، و پیام زمانبندیشده از «کمپین‌ها» در تلگرام. دورهٔ آزمایشی ارسال پیامک ندارد؛ پیامک به پلن فعال و پنل پیامک خودتان نیاز دارد.
- بیعانه
- اختیاری؛ لینک پرداخت با مبلغ ثابت و مرچنت زرین‌پال خودت. تطبیق پرداخت با نوبت دستی است.
- انتشار در تلگرام
- بات‌فادر و توکن لازم نیست. «ربات مدیر» هدهدهاب را در تلگرام باز می‌کنی، دکمهٔ «ساخت ربات تلگرام» را می‌زنی و تأیید می‌کنی؛ بعد در پنل، نام و شناسهٔ همان ربات را تأیید می‌کنی. انتشار هر نسخه هم تأیید جداگانهٔ خودت را می‌خواهد.
- کانال‌ها
- انتشار امروز روی تلگرام انجام میشود. بله، روبیکا، ایتا و گپ در حال راه‌اندازی‌اند؛ تاریخ نمی‌دهیم و در صفحهٔ هر پیام‌رسان می‌توانی «خبرم کن» را بزنی.
- هزینهٔ شروع
- ساخت و تست رایگان است و کارت بانکی نمی‌خواهد. دورهٔ آزمایشی ۷ روز است و ۱ ربات فعال با ۵۰ پاسخ هوش مصنوعی دارد؛ بعد از آن، فعال‌ماندن ربات، ربات دوم یا سهمیهٔ بیشتر به یکی از پلن‌های صفحهٔ قیمت‌ها نیاز دارد.
بی‌پرده: چه کاری نمی‌کند
این‌ها را همین اول می‌گوییم، نه بعد از خرید.
- تقویم اختصاصی مطب یا نرم‌افزار پذیرش نیستیم؛ ربات زمان خالی را نمی‌بیند و نوبت با تأیید تو یا منشی قطعی میشود.
- یادآوری خودکاری که به ساعت هر نوبت وصل باشد هنوز نداریم؛ پیام پیگیری بعد از ثبت درخواست و پیام زمان‌بندی‌شدهٔ دستی هست.
- یادآوری پیامکی به پلن فعال و پنل پیامک خودت وابسته است؛ هزینهٔ پیامک همان تعرفهٔ پنل خودت است و ما پیامک نمی‌فروشیم.
- پروندهٔ پزشکی نگه نمی‌داریم؛ مدارک به‌عنوان پیوستِ درخواست فرستاده میشود، نه به‌عنوان سیستم مدارک درمانی.
سؤال‌های متداول
مدارک را هم میگیرد؟+
بله؛ هُدهُد میتواند عکس و فایلِ مدارک مراجع را در همان گفتگو بگیرد و همراه درخواست برایت بفرستد.
برای چه کسب‌وکارهایی خوب است؟+
کلینیک و مطب، آرایشگاه و سالن، آموزشگاه، مشاور و هر خدمتی که با نوبت کار میکند و می‌خواهد تلفن کمتری جواب بدهد.
ربات خودش زمان خالی را پیشنهاد میدهد؟+
نه. ربات به تقویم تو دسترسی ندارد؛ زمان دلخواه مراجع را میگیرد و قطعیشدنش با تأیید تو یا منشی است. این را به مراجع هم همان اول میگوید تا سوءتفاهم پیش نیاید.
جلوی نوبتهای پوچ را میگیرد؟+
کاملاً نه، ولی کمشان میکند: راه آسان برای خبردادنِ لغو، بیعانه در صورت نیاز و یادآوری روز قبل که امروز خودت با پیام زمانبندیشده میفرستی. ترکیب این سه بیشترین اثر را دارد.
منشی هم میتواند نوبتها را ببیند؟+
بله؛ هر درخواست جدید برای حساب یا گروهی که تعیین کردهای در تلگرام فرستاده میشود و فهرست مراجعان با نام و شماره در پنل قابل مرور است و خروجی هم میشود گرفت.
میشود نوبت را اول تأیید کنیم بعد قطعی شود؟+
بله، و روال پیشفرض همین است: ربات درخواست کامل را میگیرد و قطعیشدن نوبت بعد از تأیید منشی انجام میشود.
آماده‌ای حرفت رو هدهد کنی؟
بیا شروع کنیم. توی چند دقیقه اولین رباتت رو می‌سازم و قبل از انتشار نشونت می‌دم.